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Descripción general de la pantalla:
Consta de cuatro pestañas, cada una con un tema específico. Las pestañas son las siguientes:
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| 1.-Movimiento de ingresos por congresistas: |
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Cada vez que un registrado nos solicita un servicio para el congreso (petición), ese servicio queda grabado y nos aparece en este apartado de datos indicando el tipo de petición, importe, nombre del registrado, etc.
• Inscrito: Congresista para el cual se hace la solicitud.
• Id: Id de la solicitud.
• Petición: Petición solicitada por el congresista.
• Tipo: Clasificación de la petición (Incripción, alojamiento, cursos, traslados)
• A Cobrar: Importe final que tiene que pagar el congresista.
• Cobrado: Importe cobrado.
• Pte Cobro: Importe pendiente de cobro.
• Fecha Cobro: Fecha de cobro de la solicitud.
• Pago: Forma de pago de la solicitud. (Las formas de pago se pueden dar de alta en el menú superior CONTABILIDAD/FORMAS DE PAGO). • Nº Documento: Número de documento con que se ha pagado, o referencia que se quiera poner. • Observaciones: Campo libre de observaciones. • Pagador: Define quién paga esta solicitud. Tiene dos estados principales, Inscrito: Si el congresista paga su solicitud - Empresa: Si es una empresa quien paga esa solicitud al congresista. • St: Estado de la solicitud. Si está marcada la opción el sistema supone que ya ha sido terminada la gestión con esa línea de solicitud y la pone como pagada, de cara a la suma de importe. Si está pagada, el congresista verá su solicitud pagada, en su portal web de congresista. Zona superior de la ventana (filtros y opciones).
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Esta zona nos permite aplicar filtros sobre los datos de la parte de la zona de datos. Estos filtros pueden ser aplicados uno a uno o todos a la vez para obtener los valores deseados en los datos. El icono de los prismáticos nos permite buscar en cada uno de los filtros.
FILTROS:
Elegir empresa: Aparecen las empresas de la lista de empresas y colaboradores dados de alta. Si aparece significa que la empresa está dada de alta en el apartado de colaboradores. Si no pone nada está dada de alta en el apartado de empresas. Si usamos este filtro, en la parte central de la pantalla solo se mostraran las personas y solicitudes que pagará esta empresa.
Elegir solicitante: Aparece el listado de personas registradas para este evento. Si seleccionamos una en concreto, aparecerán en el listado de peticiones las solicitudes que haya hecho para el congreso.
Elegir tipo de petición: Filtra por el tipo de petición global (inscripción, alojamiento, actividades, traslados)
Elegir Hotel: Filtra por el hotel seleccionado en el desplegable, en caso de que las peticiones sean de alojamiento.
Todos los movimientos: Filtra por si la petición está pendiente de cobro o está cobrada.
Facturadas y sin facturar: Filtra si las peticiones están facturadas o sin facturar.
OTRAS OPCIONES: Refrescar datos: Actualiza los datos de la ventana.
Al facturar elegir la empresa siempre que está seleccionada: Cuando se emite una factura y tenemos seleccionado en los filtros una empresa y un congresista en concreto, el programa siempre pondrá como datos de facturación los de la empresa.
Mostrar sólo peticiones que tengan al congresista como pagador: Nos permite visualizar y facturar las peticiones que va a pagar el congresista. Zona de selección de campos y ordenación:
Esta zona es la cabecera de las columnas de datos. Pulsando en el círculo del nombre del campo, la lista de datos será ordenada según esa selección. A la derecha de esta zona se ve una flecha verde, con la cual podemos conmutar entre ordenación “ascendente/descendente”. |
2.-Movimiento de ingresos por colaboradores:
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Cada vez que un colaborador nos solicita algo para el congreso (petición), ese servicio queda grabado y nos aparece en este apartado de datos indicando el tipo de petición/colaboración, importe, nombre del colaborador, etc.
• Colaborador: Nombre del colaborador/expositor.
• Petición/Collaboración: Petición que solicita. (stand, complemento o colaboración).
• Tipo: Clasificación de la petición (Stand, colaboración)
• A Cobrar: Importe final que tiene que pagar.
• Cobrado: Importe cobrado.
• Pte Cobro: Importe pendiente de cobro.
• Fecha Cobro: Fecha de cobro de la solicitud.
• Pago: Forma de pago de la solicitud. (Las formas de pago se pueden dar de alta en el menú superior CONTABILIDAD/FORMAS DE PAGO). • Nº Documento: Número de documento con que se ha pagado, o referencia que se quiera poner. • Observaciones: Campo libre de observaciones. • St: Estado de la solicitud. Si está marcada la opción el sistema supone que ya ha sido terminada la gestión con esa línea de solicitud y la pone como pagada, de cara a la suma de importe. Si está pagada, el colaborador verá su solicitud pagada, en su portal web de congresista. |
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3.-Movimiento de gastos:
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Este apartado es para cubrir manualmente. Aquí vamos introduciendo todos los gastos que vamos teniendo del congreso y llevamos también el control de los pagos de eses gastos. Los campos son los siguientes:
• Descripción del gasto: Descripción libre del gasto que se introduce. • Proveedor: Nombre del proveedor. • Precio coste: Importe de la factura a coste. • Precio venta: Importe de la factura a venta.
• Margen: Beneficio que se obtiene entra la diferencia de precio coste y precio venta.
• Nº Factura: Número de la factura del gasto. • Fecha Factura: Fecha de la factura. • Forma de pago: Forma de pago de la factura. (Las formas de pago se pueden dar de alta en el menú superior CONTABILIDAD/FORMAS DE PAGO). • Fecha Pago: Fecha de pago de la factura. • Observaciones: Campo libre de observaciones. • St: Estado de la solicitud. Si está marcada la opción el sistema supone que ya ha sido terminada la gestión con esa línea de gasto y la pone como pagada, de cara a la suma de importes. |
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4.-Resumen:
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Nos muestra gráficamente un resumen de los importes que se manejan de todo el congreso, así como comparativas entre pagados y no pagados.
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Códigos de colores en las líneas
Cada color de la línea de datos nos indica algo y los códigos de color son:
• Letra color negro: Línea ya facturada. • Letra color azul: Línea pendiente de facturar. |
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Zona informativa de la pantalla
Zona donde se nos muestran los totales de importes de los datos que tengamos en ese momento en pantalla. La opción “imprimir los datos que aparecen en la lista”, nos imprime una hoja con los datos que tengamos en la pantalla en ese momento.
La opción “refrescar datos” nos actualiza los datos de la pantalla por si ha habido cambios desde que abrimos la pantalla.
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Zona inferior de la pantalla
Las opciones son:
Enviar a excel la vista al imprimir: Exporta a excel los datos de la pantalla cuado pulsamos la opción de imprimir vista.
Enviar a mdb la vista al imprimir: Exporta a mdb los datos de la pantalla cuado pulsamos la opción de imprimir vista.
Facturar peticiones: Nos emite una factura de los datos que tengamos en pantalla en ese momento. Es importante aplicar bien los filtros antes de hacerlo. Ver factura: Nos abre la factura correspondiente (si se ha emitido) que corresponde a la línea de datos que tenemos seleccionada. Lista de facturas: Nos abre el listado de facturas emitidas para este congreso en particular. Listados: Imprime los informes sobre la ventana en cuestión. Borrar movimiento: Borra la línea de datos que está seleccionada. Guardar y salir: Guarda los cambios y cierra la ventana. Salir: Cierra la ventana. |
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